Onboarding: van intake tot operationeel
Alles wat u moet weten over het onboardingproces, van voorbereiding tot opschaling.
Het stappenplan
In vijf overzichtelijke fases begeleiden we uw praktijk van eerste kennismaking tot een volledig operationele digitale collega.
Intake & inventarisatie
We leren uw praktijk kennen: werkprocessen, systemen, wensen en aandachtspunten.
- Kennismakingsgesprek met praktijkhouder en/of manager
- Inventarisatie huidige werkprocessen en knelpunten
- Technische check: HIS, communicatiekanalen, infrastructuur
- Vaststellen scope en doelen voor de pilot
Inrichting & configuratie
Het Ineke-team richt de omgeving in op basis van uw praktijkspecifieke behoeften.
- Configuratie van Ineke voor uw specifieke workflows
- Instellen van escalatieregels en veiligheidsprotocollen
- Koppeling met beschikbare systemen
- Testomgeving gereedmaken
Pilot & training
Uw team werkt met Ineke in een gecontroleerde setting. Wij begeleiden elk stap.
- Introductiesessie voor het hele team (30 min)
- Start pilot met beperkte scope (bijv. alleen e-consulten)
- Dagelijkse monitoring door het Ineke-team
- Wekelijks evaluatiemoment (15 min)
Evaluatie & bijsturing
Samen bekijken we de resultaten en sturen we bij waar nodig.
- Analyse van pilotresultaten en feedback
- Bijsturen van configuratie en workflows
- Tevredenheidsmeting bij team en (optioneel) patiënten
- Go/no-go beslissing voor opschaling
Opschaling & doorontwikkeling
Bij groen licht breiden we de inzet uit naar meer kanalen en functionaliteiten.
- Uitbreiding naar extra communicatiekanalen
- Toevoegen van nieuwe functionaliteiten op basis van behoefte
- Periodieke reviews en optimalisatie
- Doorlopende ondersteuning en updates
Wat hebben we van u nodig?
Een korte checklist van wat wij van uw praktijk vragen ter voorbereiding op de onboarding. Niets ingewikkelds, maar het helpt als deze zaken geregeld zijn.
Contactpersoon aanwijzen (praktijkmanager of lead-assistente)
Overzicht van huidige communicatiekanalen (telefoon, e-consult, portaal)
Toegang tot testomgeving van uw HIS (indien van toepassing)
Beschikbaarheid voor intake-gesprek (circa 1 uur)
Team informeren over de pilot en het doel van Ineke
Tijd reserveren voor wekelijks evaluatiemoment (circa 15 minuten)
Verwachtingen en verandering
Eerlijk over wat u kunt verwachten. Een nieuwe digitale collega introduceren vraagt aanpassing, en dat is normaal.
De eerste week voelt anders
Elke verandering in werkprocessen vraagt gewenning. Het is normaal dat het in het begin iets meer aandacht kost. Uw team leert Ineke kennen en Ineke leert uw praktijk kennen. Na een paar dagen ontstaat er routine.
Uw team bepaalt het tempo
We schalen pas op wanneer het team daar klaar voor is. Als het beter past om langer in de pilotfase te blijven, dan doen we dat. Er is geen druk om sneller te gaan dan wat comfortabel voelt.
Fouten horen bij het leerproces
Ineke is geconfigureerd voor uw praktijk, maar zal in het begin soms bijsturing nodig hebben. Elk stukje feedback maakt Ineke beter. Dat is precies waarom we beginnen met een pilot.
We zijn er om bij te sturen
Tijdens de pilot monitort het Ineke-team dagelijks mee. Bij vragen of problemen kunt u altijd direct contact opnemen. U staat er niet alleen voor.
Tips voor een soepele adoptie
- Wijs een interne ambassadeur aan die enthousiast is over de pilot
- Begin met een duidelijk afgebakend onderdeel (bijv. alleen e-consulten)
- Deel successen met het team, ook de kleine overwinningen
- Bespreek feedback openlijk tijdens het wekelijks evaluatiemoment
- Stel realistische verwachtingen: perfectie is niet het doel, verbetering wel
Veelgestelde vragen over onboarding
Praktische antwoorden op vragen die we regelmatig horen van praktijken die overwegen om met Ineke te starten.
Klaar om te beginnen?
Plan een vrijblijvend intake-gesprek van circa 30 minuten. We bespreken uw situatie, beantwoorden uw vragen en kijken samen of Ineke bij uw praktijk past.
Geen verplichtingen. Geen langlopend contract vereist voor de pilot.