Een AI-telefoonassistent neemt elk gesprek direct aan, ook tijdens piekuren en buiten kantooruren, en plant afspraken rechtstreeks in uw agenda. Voor klinieken met veel gemiste oproepen is dat de snelste winst.
Het aanbod in Nederland groeit hard en de verschillen zitten in de details: de koppeling met uw agenda en telefonie, hoe de assistent omgaat met medische vragen, en hoe de leverancier met patiëntgegevens omgaat. Met deze negen vragen vergelijkt u aanbieders op wat er voor een zorgorganisatie toe doet.
Hoe een AI-telefoonassistent werkt
- De patiënt belt het vaste nummer van de kliniek.
- De assistent neemt op, vraagt naar de reden van het gesprek en controleert de beschikbaarheid in de agenda.
- De assistent plant de afspraak in en de patiënt krijgt een bevestiging.
- Vragen buiten de afgesproken regels gaan door naar een medewerker of worden vastgelegd als terugbelverzoek.
Bereikbaar buiten kantooruren
Een deel van de patiënten belt 's avonds of in het weekend, of probeert het in de lunchpauze. Een AI-telefoonassistent neemt die gesprekken aan, plant afspraken in en zet de rest klaar voor het team. De kliniek is daarmee 24/7 bereikbaar zonder extra diensten aan de telefoon.
De 9 vragen
- Koppelt de assistent met onze agenda? Zonder directe koppeling blijft er handwerk over. Vraag welke agendasystemen werken en of afspraken direct worden ingepland.
- Werkt het met onze telefonie? Vraag naar uw platform, bijvoorbeeld 3CX, Broadworks, Twilio, Vonage, Genesys of Asterisk, en of uw nummer gelijk blijft.
- Wat gebeurt er bij spoed of een medische vraag? De assistent hoort spoed te herkennen en direct door te verbinden of naar 112 te verwijzen. Laat de escalatieregels zien in de demo.
- Kunnen wij de regels zelf bepalen? Welke afspraaktypes, welke tijden, welke vragen de assistent beantwoordt en welke niet.
- Welke talen spreekt de assistent? Relevant voor klinieken met internationale patiënten.
- Waar staan de gesprekken en wie verwerkt ze? Vraag naar de verwerkersovereenkomst, de DPIA, opslag binnen de EU en de subverwerkers, zoals de leverancier van het spraakmodel. Gezondheidsgegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens.
- Is de leverancier NEN 7510-gecertificeerd? Vraag om het certificaat. Is certificering in voorbereiding, vraag dan naar de planning en de maatregelen die nu al gelden.
- Is er een pilot met een meetbare norm? Een goede pilot heeft een succescriterium en een kosteloze uitstap.
- Hoe is de prijs opgebouwd? Per minuut, per gesprek of een vast bedrag per maand. Reken met uw eigen belvolume en piekuren.
Hoe Ineke deze vragen beantwoordt
| Agenda | Checkt de agenda en plant direct in. |
|---|---|
| Telefonie | 3CX, Broadworks, Twilio, Vonage, Genesys, Asterisk (zie koppelingen) |
| Buiten kantooruren | 24/7 bereikbaar |
| Spoed en medische vragen | Werkt binnen de regels en protocollen van de kliniek, het team beslist |
| Talen | Nederlands plus 32 talen |
| Gegevens | AVG, verwerkersovereenkomst, DPIA uitgevoerd, hosting binnen de EER, versleuteld (TLS 1.3 en AES-256) |
| NEN 7510 | Certificering in voorbereiding, net als ISO 27001 |
| Pilot | Maximaal 30 dagen, live bij minimaal 85% succesvolle afhandeling, anders kosteloos stoppen |
| Prijs | Op maat, op basis van situatie en volume. |
Meer over de werkwijze voor klinieken leest u op Ineke voor klinieken.